Stellenausschreibung Verwaltungsassistenz 50–60%

Das Seminar für Filmwissenschaft (FIWI) ist Teil der Philosophischen Fakultät der Universität Zürich. Aktuell arbeiten ca. 30 Mitarbeitende am FIWI, darunter fünf Professor*innen mit unterschiedlichen Forschungsschwerpunkten. In die Studienprogramme der Filmwissenschaft sind über 400 Studierende eingeschrieben. 

Für eine Anstellung ab dem 1. September 2026 suchen wir eine selbständige und initiative Persönlichkeit, die zusammen mit einer weiteren Verwaltungsassistentin die zentrale Drehscheibe im Bereich Administration / Sekretariat bildet. 

Ihre Aufgaben: 

• Allgemeine Sekretariatsaufgaben. 

• Anlauf- und Auskunftsstelle für Mitarbeitende, Studierende, Gäste und die Öffentlichkeit. 

• Personaladministration: Anstellungen, Mutationen, Abklärungen und Betreuung Mitarbeitende in Personalfragen. 

• Finanzadministration: Verwaltung und Kontrolle Drittmittel, Spesen, Honorare, Rechnungen, etc. 

• Unterstützung bei der Organisation von Tagungen und Veranstaltungen. 

• Verantwortung für die Ablage und Archivierung von Dokumenten. 

• Unterstützung der Professor*innen und der Geschäftsführung. 

• Stellvertretung der zweiten Verwaltungsassistentin in den Bereichen Lehradministration und Pflege der Website. 

Ihr Profil: 

• Kaufmännische oder äquivalente Ausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung vorzugsweise im universitären Umfeld. 

• Dienstleistungsorientierte Persönlichkeit mit grossen Teamplayerkompetenzen. 

• Schnelle Auffassungsgabe, selbständige, sorgfältige und effiziente Arbeitsweise. 

• Stilsicheres Deutsch und gute Englischkenntnisse mündlich wie schriftlich. Gute Französischkenntnisse von Vorteil. 

• Versiert im Umgang mit Computerprogrammen, insbesondere MS-365 (Office, Teams); Magnolia CMS-Kenntnisse von Vorteil. 

Wir bieten: 

Eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem dynamischen Team.  

Anstellungsbedingungen und Lohn nach kantonalen Richtlinien. 

Arbeitsort: Zürich Oerlikon. Im zweiten Halbjahr 2027 ist ein Umzug ins Zentrum von Zürich geplant. 

Stellenantritt: 1. September 2026. 

Arbeitszeiten: nach Vereinbarung, bevorzugt Dienstag/Mittwoch/Donnerstag. 

Bewerbungsfrist: 29. März 2026. 

Vorgehen: Bitte reichen Sie Ihre vollständige Bewerbung in einem einzigen PDF-Dokument mit Hilfe des folgenden Links ein:  Bewerbung

Auskunft erteilen: 

Yvonne Kummer (Verwaltungsassistentin): 

yvonne.kummer@uzh.ch  

Dr. Matthias Brütsch (Geschäftsführer): 

bruetsch@fiwi.uzh.ch / 044 634 35 34 / 076 466 30 48